39/2019

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab diesem Jahr ist mit einer verstärkten Datenschutzprüfung durch die Landesdatenschutzbehörden zu rechnen. Wegen Datenschutzverstößen wurde bereits aktuell ein Bußgeldbescheid in Millionenhöhe gegen ein deutsches Unternehmen erlassen. Sind Sie und Ihre Mandanten vorbereitet? Haben Sie die erforderlichen Anpassungen in Ihrem Datenschutz-Management bereits vorgenommen?

Bei der Datenschutzprüfung könnte u. a. auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO eine Rolle spielen.

Aufgrund der Nichtbeanstandungsreglung des BMF-Schreibens vom 6.11.2019 werden die drei Kassen-Merkblätter zurzeit angepasst. Die Neuauflagen sind bereits vorbestellbar.

Folgende Vordrucke und Merkblätter sind erhältlich oder vorbestellbar:

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO
  • Datenschutzinformation für Mandanten
  • Datenschutzinformation zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten
  • Datenschutz im Unternehmen
  • Datenschutz in der Steuerkanzlei
  • Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses und der Verschwiegenheit
  • Vereinbarung mit Dienstleistern zur Wahrung des Datengeheimnisses und der Verschwiegenheit
  • Ernennung zum Datenschutzbeauftragten
  • Kassengesetz 2020 - Upgrade Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Einzelaufzeichnungspflichten bei Kassen (elektronische Registrierkassen und offene Ladenkassen) bei Buchführungspflicht und EÜR
  • Kasseneinnahmen - Fehler vermeiden! Wichtige praktische Hinweise für Betriebe mit hohen Bareinnahmen

DWS-Vordruck
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

Art.-Nr. 1009, Stand: 07/2018, Word-Datei, 1 Expl. 155,46 € zzgl. 19 % USt

Das bereits ausgefüllte Muster für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten können Sie sofort im Online-Shop als Word-Datei herunterladen. Das Muster-Verarbeitungsverzeichnis enthält die notwendigen Inhalte der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten einer typischen mittelständischen Steuerberatungskanzlei. Als Verwender können Sie die Inhalte innerhalb kürzester Zeit an Ihre kanzleispezifischen Besonderheiten anpassen. Hier ein Auszug aus dem Inhalt:

Berufsausübung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 1: Steuerberatung, Steuererklärung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 2: Wirtschaftsberatung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 3: Rechnungswesen
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 4: Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 5: Spezialberatung Immobilien
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 6: Unternehmensberatung Nettolohnoptimierung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 7: Finanzgerichtsverfahren

Kanzleiorganisation
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 8: Digitale Archivierung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 9: Analoge Archivierung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 10: Aufzeichnung über die Erfüllung der Kundensorgfaltspflichten nach dem GwG
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 11: Personalführung

Marketing
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 12: Kanzleimarketing
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 13: Kanzleiseiten in sozialen Netzwerken (z. B. Twitter, Facebook, Xing)
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 14: Newsletter

Kommunikation
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 15: E-Mail-Kommunikation
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 16: App
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 17: Cloud Kanzleilösung
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 18: Cloud DATEV Unternehmen Online
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 19: Cloud PBX Telefonanlage
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 20: Kanzleigeräte (insbes. Handys, Tablets)
- Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 21: E-Post Fax

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Aktualisierter DWS-Vordruck
Datenschutzinformation für Mandanten

Art.-Nr. 1005, Stand: 09/2019, 4 Seiten mit 1-seitigem Hinweisblatt, 25 Expl. 20,17 €, 50 Expl. 31,52 €, 100 Expl. 50,44 € zzgl. 19 % USt

Mit Hilfe des Vordruckes sind Sie als Steuerberater in der Lage, Ihre Pflicht zur Information über die Datenverarbeitung in der Kanzlei gemäß DSGVO gegenüber ihren Mandanten zu erfüllen. Ein Hinweisblatt ist für Sie beigefügt.

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Aktualisierter DWS-Vordruck
Datenschutzinformation zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten

Art.-Nr. 1006, Stand: 10/2019, 4 Seiten mit 6-seitigem Beiblatt und 1-seitigem Hinweisblatt, 25 Expl. 39,92 €, 50 Expl. 63,02 €, 100 Expl. 100,84 € zzgl. 19 % USt

Mit der DSGVO unterliegen Unternehmer u. a. höheren Pflichten zur Information der „betroffenen Personen“, von denen Daten verarbeitet werden. Mit dem Vordruck können Unternehmen ihrer Pflicht zur umfassenden Information ihrer Beschäftigten nach dem EU-Datenschutzrecht nachkommen. Er eignet sich sowohl für gewerbliche Unternehmen als auch für die Beschäftigten von Steuerberatern und sonstigen freiberuflichen Unternehmern. In der Datenschutzinformation geht es ausschließlich um die personenbezogenen Daten der Beschäftigten. Den Vordruck können Sie im Wege eines besonderen Services an Ihre Mandanten überreichen. Er ermöglicht es Ihren Mandanten im eigenen Betrieb, ihren entsprechenden Informationspflichten gegenüber den Beschäftigten nachzukommen. Sie können Ihren Mandanten den Vordruck zusammen mit einem Hinweisblatt ausreichen und diese können den Vordruck dann in der Anzahl bei uns ordern, wie Mitarbeiter beschäftigt sind.

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Aktualisiertes DWS-Merkblatt
Datenschutz im Unternehmen

Art.-Nr. 1811, Stand: 10/2019, 12 Seiten, ab 2 Expl. je 8,60 €, ab 5 Expl. je 4,19 €, ab 10 Expl. je 2,66, ab 50 Expl. je 2,51 € zzgl. 7 % USt | PDF-Datei* zum Download, Art.-Nr. 1811.1, 1 Expl. 100,84 € zzgl. 19 % USt

Seit dem 25.05.2018 gilt die DSGVO in Deutschland und in Europa, und noch immer haben viele Unternehmen Defizite bei der Umsetzung der neuen Regelungen. Oft scheuen diese Unternehmen die zum Teil umfangreichen Änderungen im Datenschutz-Managementsystem. Die Umsetzung sollte jedoch nicht weiter hinausgezögert werden, da auch in Deutschland durch die Aufsichtsbehörden mittlerweile empfindliche Bußgelder ausgesprochen wurden. Nach wie vor ist es also höchste Zeit, das Thema anzugehen, um auf der sicheren Seite zu sein. Das aktualisierte Merkblatt berücksichtigt das „Zweite Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz“. Es unterstützt kleine und mittlere Unternehmen und Vereine, ihre Organisationen und Prozesse anzupassen. Ein Muster eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sowie eine Checkliste für die Prüfung des Datenschutzmanagements sind enthalten.

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Aktualisiertes DWS-Merkblatt
Datenschutz in der Steuerkanzlei

Art.-Nr. 1815, Stand: 10/2019, 10 Seiten, ab 2 Expl. je 7,66 €, ab 5 Expl. je 3,81 €, ab 10 Expl. je 2,47, ab 50 Expl. je 2,47 € zzgl. 7 % USt | PDF-Datei* zum Download, Art.-Nr. 1815.1, 1 Expl. 100,84 € zzgl. 19 % USt

Das aktualisierte Merkblatt unterstützt kleine und mittlere Kanzleien bei der Umsetzung der neuen Bestimmungen. Es enthält zudem eine Checkliste für die Prüfung des Datenschutzmanagements.

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Die nachfolgenden drei Vordrucke, die die Regeln der DSGVO berücksichtigen, können sowohl von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern als auch Rechtsanwälten eingesetzt werden:

DWS-Vordruck
Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses und der Verschwiegenheit

Art.-Nr. 20, Stand: 08/2018, 1 Seite mit 8-seitigem Hinweisblatt, ab 2 Expl. je 5,88 €, ab 20 Expl. je 4,54 €, ab 50 Expl. je 4,37 € zzgl. 19 % USt

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Der Praxisinhaber hat seine Mitarbeiter mit einer schriftlichen Verpflichtung, auf die Verschwiegenheitspflichten hinzuweisen. Der Vordruck ist dabei behilflich.

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DWS-Vordruck
Vereinbarung mit Dienstleistern zur Wahrung des Datengeheimnisses und der Verschwiegenheit

Art.-Nr. 21, Stand: 05/2018, 1 Seite mit 8-seitigem Hinweisblatt, ab 2 Expl. je 5,88 €, ab 20 Expl. je 4,54 €, ab 50 Expl. je 4,37 € zzgl. 19 % USt

Viele Berufsträger - Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte - greifen auf die Dienste von EDV-Wartungsfirmen, Aktenvernichtungs-, Reparatur- und Reinigungsfirmen zurück. Der Kanzleiinhaber hat die Pflicht den Auftragnehmer der Arbeiten sorgfältig auszuwählen. Im Zusammenhang mit dem schriftlichen Auftrag ist es wichtig, dass eine Vereinbarung mit dem Fremdunternehmer geschlossen wird, dass dieser seine Mitarbeiter auf die Einhaltung der Verschwiegenheit nach den Regeln der DSGVO verpflichtet. Hierzu bietet sich der Vordruck an.

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DWS-Vordruck
Ernennung zum Datenschutzbeauftragten

Art.-Nr. 29, Stand: 05/2018, 2 Seiten, ab 2 Expl. je 6,31 € zzgl. 19 % USt

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, soweit sie in der Regel mindestens zehn Personen (nach Inkrafttreten des „Zweiten Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetzes“ mindestens 20 Personen) ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Im Regelfall sind sämtliche Kanzleimitarbeiter mit solchen Aufgaben betraut. Der Vordruck dokumentiert die Benennung des Datenschutzbeauftragten und regelt dessen Zuständigkeiten.

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Folgende drei aktualisierte Kassen-Merkblätter sind bereits vorbestellbar:

Aktualisiertes
DWS-Merkblatt
Kassengesetz 2020 - Upgrade Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungssysteme


 
 

Art.-Nr. 1776, Stand: 11/2019,
12 Seiten, ab 2 Expl. je 8,60 €, ab 5 Expl. je 4,19 €, ab 10 Expl. je 2,66 €, ab 50 Expl. je 2,51 €
zzgl. 7 % USt

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Aktualisiertes
DWS-Merkblatt
Einzelaufzeichnungs-pflichten bei Kassen - (elektronische Registrierkassen und offene Ladenkassen) bei Buchführungspflicht und EÜR

 
 

Art.-Nr. 1834, Stand: 11/2019,
6 Seiten, ab 2 Expl. je 5,79 €, ab 5 Expl. je 2,93 €, ab 10 Expl. je 2,07 €, ab 50 Expl. je 1,52 €
zzgl. 7 % USt

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Aktualisiertes
DWS-Merkblatt
Kasseneinnahmen - Fehler vermeiden! Wichtige praktische Hinweise für Betriebe mit hohen Bareinnahmen

Art.-Nr. 1679, Stand: 11/2019,
4 Seiten, ab 2 Expl. je 4,86 €, ab 5 Expl. je 2,13 €, ab 10 Expl. je 1,47 €, ab 50 Expl. je 1,21 €
zzgl. 7 % USt

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